Pentingnya Pengendalian Kas

Kas dapat berupa uang logam, uang kertas, cek, wesel pos (kiriman uang lewat pos; money order), dan deposito. Prangko bukanlah kas melainkan biaya yang dibayar di muka (prepaid expense) atau beban yang ditangguhkan (defered expense). 

Kas terbagi atas dua; yaitu uang yang tersedia di kasir perusahaan (cash on and) dan uang yang tersimpan di bank (cas in bank).

Pada umumnya perusahaan tidak hanya memiliki satu rekening bank saja, akan tetapi biasanya perusahaan memiliki beberapa rekening bank sekaligus disaat bersamaan. Bebarapa rekening bank ini memeng secara khusus diperuntukkan untuk mengakodinir beberapa keperluan yang berbeda. Misalanya perusaan X memeiliki emapat rekening ank yang berbeda. Rekening bank yang pertama  secara kususs untuk menampung seluruh hasil penerimaan tagihan dari pelanggan; rekening bank yeng kedua disiapkan untuk keperluan memebayar utang kepa supplier; rekening bank yang ketiga digunakak untuk keperluan pembayaran gaji; dan rekening bank yang keempat digunakan secara kususs untuk keperluan pemabayaran slein gaji dan utang usaha.

Sisa uang kasa perusahaan yang tidak tersimpan di bank pada umumnya tersedia di kasir perusahaan untuk memenui pembayaran-pembayaran yang realatif kecil (sebagai dana kas kecil/pretty cash) dan juga untuk memenuhi keperluan pembayaran khusus.

Kas adalah set yang paling lancar dari yang lainnya. Sehingga kas sangat digemari untuk diselewengkan, dicuri dan dimanipulasi. 

Dalam siklus normal (operasi) perusahaan, kasa merupakan sesuatu yang krusila. Dengan kas yang dimiliki, perusahaan dapat memeli barang dari suplier; lalu menjaual kembali kepada pelanggan, yang sebagian besar dilakukan secara kredit, timbullah piutang usaha; piutang usaha ini lalau ditagih (dikonversi) menghasilkan kas; dan seterusnya dimana siklus akan berulang kembali.

Banyak sekali transkasi yang secara langsung ataupun tidaka langsaung dapat mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas. Untuk mengamankan kas, pengendalian internal yang efektif atas kas mutlak diperlukan.

Bagaimana cara pengendalian internal kas ?  

Seagian besar penerimaan kas perusahaan tentu saja bersala dari hasil kegiatan normal bisnisnya, yaitu melalui penjualan tunai (baik untuk perusahaan dagang maupun perusahaan jasa), ataupun sebagi hasil penagihan piutang usaha dari pelanggan (dalam hal penjualan kredit). Sedangkan peneriman kas lainnya timbul dari kegiatan non-operasional perusahaan. Contoh peneriman kas non-operasional ini adalah seperti sewa, deviden, setoran pemilik, hasil pinjaman bank, hasil penjualan aset tetap yang tidak terpakai, hasil penerbitan dan penjualan saham, obligasi dan sebaginya.

Mengingat kas merupakan aset yang paling lancar, krusial dan mudah untuk diselewengkan, berikut ini beberapa prinsip pengendalian internal terhadap kas:

1. hanya karywan tertentu saja yang secara khusus ditugaskan menangani penerimaan kas.
2. adanya pemisahan tugas (segregation of duities) anatara individu yang menrima kas, mencatat/membukukan penerimaan kas, dan yang menimpan kas.
3. setiap transkasi penerimaan kas harus didukung oleh dokumen (sebagai transakasi), seperti slip berita pembayaran (pengiriman) uang / remittanse advices (dalam kasus penerimaan uang lewat pos / mail receipts), sruk / cash register records (dalam kasus penerimaan uang lewat konter penjualan / counter receipts) dan salina ukti setor uang tunai ke bank (deposito slips). Seluruh uang kas harian yang diterima perusahaan dipegang oleh depatemen kasir (kepal kasir). Salinan lembar pertama dari ringkasan total penerimaan kas harian yang telah disiapkan oleh depatemen kasir diserahkan ke depatemen akuntansi; untuk selnjutnya oleh baian akuntansi akan dipergunakan sebagai dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal (tentu saja melewati proses analisis transaksi dan identifikasi akaun), lalu dibuatkan buku besar, dan seterusnya sesuai dengan tahapan-tahapan yang ada. Sedangkan salinan lembar kedua dari ringkasan tital penerimaan kas harian tadi yang telah dipersiapakan oleh departemen kasir diserahkan ke bagian keuangan. Dokumen asli yang memeuat ringkasan total penerimaan kas harian itu sendiri tetap akan disimpan di departemen kasir.
4. Uang kas hasil peneriman penjualan harian atau hasil penagihan piutang dari pelanggan harus disetor ke ank setiap hari oleh departemen kasir. Departemen kasir akan mengisi formulir setoran bank dan kemudian menyetor uang kas tadi ke bank. Salinan bukti setor bank ini lalau akan diserahkan oleh depatemen kasir ke agian keuangan. Jika uang kas penerimaan penjualan harian atau hasil penagihan piutang tersebut tidak sempat disetor ke bank, maka simpanlah uang kas tadi dalam safe deposi box, dan hanya satu orang tertentu saja yang ditunjuk atau memiliki kode akses untuk membukanya; hal ini dilakukan untuk menghindari sikap saling menuduh atau memudahkan pertanggungjawaban langsung apaila terjadi kehilangan atas uang kas tersebut.
5. Dilakukan pengecekan independen atau verifikasi internal. Misalnya saja dalam kasus penrimaan uang lewat konter penjualan, dimana biasanya seupervisor akan memverifikasi kebenaran atas jumlah penerimaan kas harian yang telah dihasilkan oleh operator mesin register kas dengan cara mencocokkan antaran total catatan register kas dengan total fisik verifikasi (mengecek) kebenaran atas jumlah penerimaan kas harian ini dengancara membandingkan anatara salinan lembar kedua dari ringkasan total penerimaan kas harian dengan salinan bukti setor bank.
6. Mengikat karyawan yang menangani penerimaan kas dengan uang pertanggungan. 

Read More

Seberapa Pentingkah Pengendalian Internal ?

Pengendalian internal sangat diperlukan seiring perkembangan transakasi/bisnis di sebuah perusahaan/entitas. Pengendalian internal biasanya diikuti dengan kerealaan perusahaan untuk mengeluarkan beberapa tambahan biaya. Pengendalian internal biasanya dijumpai  dalam perusahaan kategori menengah ke atas.

Apa itu pengendalian internal ?

Pengendalian internal adalah seperangkat kebijakan atau prosedur untuk melindungi aset atau kekayaan dari segala bentuk tidakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum/undang-undang serta kebijakan manajemen telah terpenuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh karyawan perusahaan. Ynag dimaksud ketentuan disini adalah seperti, peraturan perpajakan, pasar modal, undang-undang anti korupsi dan lainnya. Selain itu pengendalian internal juga bertujuan untuk  memantau apakah kegiatan operasional maupun finansial telah berjalan sesuai dengan prosedur atau kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Dengan adanya penerapan pengendalian internal yang ketat maka diharapkan kegiatan operasional berjalan dengan lancar demi tercapainya maksimalisasi profit. Bukan hanya dari segi operasional saja, akan tetapi tetapi segi finasial juga akan termonitor dengan baik. Jika pengendalian internal tidak ditetapkan dengan baik maka kemungkinan besar (hampir dapat dipastikan) akan timbul inefisiensi (pemborosan sumber daya), yang pada khirnya kan memebebani tingkat profitabiliatas (keuntungan) perusahaan.

Tujuan pengendalian internal

1.      Agar aset/ kekayaan perusahaan terlindungin dengan baik dari penyelewengan, pencurian dan penyalahgunaan yang tidak sesuai dengan wewenangnya dan kepentingan suatu perusahaan.

2.      Informasi akuntansi perusahaan tersedia secara akurat dan dapat diandalkan. Sehingga memperkecil resiko salah saji, baik salah saji yang disengaja ataupun tidak disengaja.

3.      Karyawan menaati hukum atau peraturan yang berlaku.

Salah stu yang menjadi resiko yang paling besar dalam pengendalian internal adalah kecurangan karyawan (employee fraud), kecurang ini termasuk kecurangan yang disengaja dengan tujuan untuk kepentingan pribadi.

Hal-hal utama yang memerlukan pengendalian internal secara baik:

1.      Pengupahan dan penggajian

Hal ini bertujuan agar uang kas yang dikeluarkan memang untuk membayar karyawan yang sah dengan tarif upah/gaji yang berlaku dan jumlah jam kerja aktual karywan. Pengendalian ini juga bertujuan untuk menghindari karyawan yang fiktif.

2.      Pemesanan dan pembelian barang

Pengendalian internal ini bertujuan agar pemesanan dan pembelian barang berjalan sesuai prosedur. Barang yang dipesan dan dibeli sesuai dengan spesifikasi kebutuhanperusahaan serta telah mendapat otorisasi (persetujuan) yang layak dari pejabat yang berwenang termasuk tersedianya secara lengakapdokumen pendukungtransaksi. Pengendalain internal ini juga bertujuan untuk menghindari penggelapan/penyelewengan oleh oknum karywan tertentu atas besarnya potongan pembelian yang diperoleh dar suplier.

3.      Pengiriman dan penjualan

Pengendalian ini bertujuan untuk mestikan bahwa barang yang dipesan pelanggan telah sesuai dengan spesifikasi dan prosedur yang ditetapkan, termasuk tersedia secara lengkap dokumen pendukung transakasi dan mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang. Selain itu pengendalian ini juga bertujuan agar tidak terjadinya penjualan fiktif.

4.      Penerimaan dan pembayaran kas

Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa kas yang diterima perusahaan dengan baik/semestinya, serta memastikan pengeluaran kas hanya untuk membayar beban perusahaan yang telah diotorisasai pejabat yang berwenang dan untuk menghindari pembayaran berganda.

5.      Penyimpanan barang dagang di gudang

Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan bahwa persedian barang dagang telah tersimpan aman di gudang.

6.      Penanganan atas aset tetap

Hal ini bertujuan agar aset tetap yang dimiliki oleh perusahaan telah digunakan sebagaimana mestinya dan hanya untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan.

Prinsip-prinsip pengendalian internal

Untuk mengamankan aset dan meningkatkan keakuratan serta keandalan catatan (informasi) akuntansi, perusahaan biasanya akan menerapkan 5 (lima) prinsip pengendalian internal tertentu.

1.      Penetapan tanggung jawab

Sesungguhnya, karakteristik yang paling utama dar pengendalian internal adalah penetapan tanggung jawab ke masing-masing karyawan secara spesifik. Penetapan tanggung jawa di sini agar karyawan dapat ekerja sesuai dengan tugas-tugas tertentu yang telah dipercayakan kepada merek. Pengendalian atas pekerjaan tentu akan leih efektif apabila telah ada spesifikasi pekerjaan yang telah dibagikan kepada masing-masing karyawan.

Seagai contoh, salah satu cara mengamankan uang kas perusahaan adalah dengan menyetor uang kas hasil kegiatan operasional perusahaan secara harian ke ank, dan jika tidak sempat menyetor maka uang kas terseut haruslah di simpan dalam seuah lemari (brangkas) besi/baja. Dalam hal ini, perusahaan secara spesifik harus menetapakan tugas penyimpanan uang kas ke dalam brangkas hanya kepada satu orang tertentu saja, dimana hanya orang inilah yang nanti mempunyai kode akses untuk membuka brangkas tempat penyimpanan uang kas tersebut. Jadi, jika seandainya terjadi pencurian atau kehilangan uang kas maka perusahan dapat dengan segera meminta pertanggung jawaan dari satu orang terseut. Namun, apabila tugas penyimpanan unag kas terseut di berikan kepada dua atau beberapa orang maka perusahaan akan susah untuk meminta pertanggungjawaban dan melacak jika terjadi pencurian atas uang kas terseut.

2.      Pemisahan tugas

Pemisahan tugas disini adalah pemagian fungsi atau pembagian kerja.Ada 2 bentuk paling umum dari penerapan prinsip pemisahan tugas ini, yaitu:

a.       Pekerjaan yang berbeda seharusnya dikerjakan oleh karyawan yang berbeda pula

b.      Harus adanya pemisahan tugas antara karywan yang menangani pekerjaan pencatatan aset dengan karywan yang menangani langsung aset secara fisik (operasional)

Kenapa pemisahan tugas harus dilakukan?  

Karena biasanya jika seorang karyawan menangani/bertanggungjawa atas seluruh pekerjaan maka potensi munculnya kecurangan atau kesalahan akan meningkat. Maka akan sangat penting jika suatu pekerjaan ditangani oleh karywan yang berbeda pula.

Sebagai contoh yang sering terjadi dan harus diwaspadai adalah dalam aktivitas pembelian atau pengadaan barang. Aktivitas pemelian barang terdiri dari pemesanan, penerimaan dan pembayaran. Seharusnya untuk menjamin pengendalian internal yang baik dari aktivitas pembelian, maka masing-masing unsur dari aktivitas pembelian ini harus ditangani secara terpisah oleh masing-masing karywan yang berbeda. Jika unsur pembelian barang hanya ditangani oleh satu orang saja, maka kemungkinan resiko akan kecurangan tagihan palsu (fictitious invoices) akan muncul di sini.

Pemisahan tugas dan wewenag juga perlu diterpakan dalam aktivitas penjualan barang dagangan. Aktivitas penjualan barang dagang meliputi penjualan, pengiriman barang dagang ke pelanggan, pengihan dan penerimaan pembayaran. Jika masing-masing unsur penjualan barang dagang tersebut ditangani oleh satu orang saja maka resiko kecurangan akan meningkat pada kegiatan penjulan barang dagang. Contoh kecurang yang terjadi adalah penggelapan uang kas oleh penerimaan pembayaran (lapping) dan resiko lainnya seperti:

a.       Adanya karywan bagian penjualan yang berusaha untuk menjual barang dengan haraga yang lebih tinggi, dan mengambil keleihan selisih harga jualnya untuk kepentingan pribadi.

b.      Barang yang sesungguhnya tidak terjula akan tetapi dibuat laporan terjual dengan mengirim barang ke diri sendiri atau kekerabat dekat kenalannnya. Penjaulan ini dnamakan penjualan fiktif (fictitious salaes) yang tujuan kahirnya adalah untuk memperbesar komisi kahir tahun.   Lalu jika komisi akhir tahun telah dierima, lalu di awal tahun erikutnya arang tersebut dikembalikan lagi dengan seolah-olah telah terjadi retur penjulan dari pelanggan.

Dokumentasi Masih banyak lagi bentuk kecurangan yang bisa terjadi jika kegiatan opersaional perusahaan dipegang oleh satu orang.

3.      Dokumentasi

Dokumen tasi sangat penting sebagi ukti bahwa transaksi bisnis atau peristiwa ekonomi telah terjadi. Sehingga kecurangan-kecurangan bisa di minimalisir dan dideteksi.

4.      Pengendalian fisik, mekanik, dan elektronik

Berikut ini contoh dari penggunaan pengendalian fisik, mekanik dan elektronik:

a.       Uang kas dan surat-surat berharag sebaiknya di simpan dalam safe deposite box.

b.      Catatan akuntansi yang penting juga harus disimpan dalam filling cabinet yang terkunci.

c.       Tidak semua atau karyawan dapat sembarang masuk dan keluar gudang tempat penyimpanan barang dagang.

d.      Penggunaan kamera dan televisi monitor

e.       Adanya sistem pemedam kebakaran atau alarm yang memadai

f.       Penggunaan pasword system, dan lain sebagainya

5.      Pengecekan independen atau verifikasi internal

Kebanyakan sistem pengendalian internal memberikan pengecekan independen atau verifikasi inernal. Prinsip ini meliputi peninjauan ulang, perbandingan, pencocokan data yang telah disiapkan karywan lainnya yang berbeda untuk memperoleh manfaat yang maksimum dai pengecekan indep[enden dar verifikasi internal, maka:

a.          Verifikasi harus dilakukan secara periodik/berkala atau bisa juga dadakan

b.         Verifikasi hendaknya dilakukan oleh orang yang independen,

c.         Ketikcocokan dan kekecualian yang memang dapat mengambil tindakan korektif secara tepat.

Keterbatasan Pengendalian Internal

Sistem pengendalian internal perusahaan biasanya dirancang untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa aset perusahaan telah diamankan secara tepat dan bahwa catatan akuntansi dapat diandalkan. Terkadang ukuran perusahaan juga dapat memicu keterbatasn pengendalian internal. Dalam perusahaan yang sangat kecil mungkin akan sangat sulit dalam menerapakan pemisahan tugas atau memberikan pengecekan independen/verifikasi internal, mengingat satu karywana mungkin saja dapat merangkap beberapa pekerjaan yang berbeda sekaligus.

Read More