Penggunaan Neraca Lajur dan Pembahasannya

Akuntan seringkali menggunakan kertas kerja(work sheet) berupa neraca lajur untuk mengumpulkan dan meringkas data yang mereka butuhkan dalam rangka menyiapkan laporan keuangan, Kertas kerja ini berbentuk multi kolom, yang memuat kolom neraca saldo sebelum penyesuaian, kolom penyesuaian, kolom neraca saldo setelah penyesuaian, kolom laba rugi, dan kolom neraca.

Fungsi kertas kerja ini hanya sebagai alat bantu untuk mempermudah proses penyusunan laporan keuangan yang dilakukan secara manual. Kertas kerja juga sesungguhnya berguna sebagai alat bantu untuk memahami alur data akuntansi, mulai dari neraca saldo sebelum penyesuaian hingga menghasilkan laporan keuangan sebagai produk akhir dari siklus akuntansi. Sebagai alat bantu (pilihan), kertas kerja ini merupakan catatan akuntansi yang sifatnya tidak permanen oleh sebab itu tidak termasuk sebagai bagian dari catatan akuntansi formal lainnya, seperti jurnal dan buku besar yang memang dibutuhkan sebagai bagian dari sistem akuntansi. Sifatnya yang bukan merupakan bagian yang formal dari tahapan siklus akuntansi tampak dari bagan arus yang telah digambarkan di atas, dimana kertas kerja ini berada di luar alur tahapan siklus akuntansi.

Kertas kerja menjadi tidak diperlukan terutama bagi perusahaan yang sudah memiliki sistem komputerisasi akuntansi yang baik dan memadai. Kertas kerja ini juga tidak diperlukan lagi dalam perusahaan kecil yang dimana hanya memiliki sedikit transaksi, sedikit akun, dan sedikit penyesuaian. Pada perusahaan kecil, laporan keuangan dapat disiapkan langsung dari neraca saldo setelah penyesuaian tanpa menggunakan alat bantu neraca lajur sebagai kertas kerja.

Adapun urutan tahapan dalam menyiapkan kertas kerja adalah sebagai berikut:

1.      Menyiapkan neraca saldo sebelum penyesuaian (un-adjusted trial balance) ke dalam kertas kerja. Hal ini dilakukan dengan cara memindahkan (to list) seluruh saldo akhir yang terdapat pada masing-masing buku besar akun (saldo akhir sebelum penyesuaian) ke dalam kolom neraca saldo sebelum penyesuaian yang ada dalam kertas kerja.

2.      Memasukkan data jurnal penyesuaian ke kolom penyesuaian yang ada dalam kertas kerja. Hal ini dilakukan dengan cara memindahkan besarnya tiap-tiap nilai penyesuaian akun yang ada dalam ayat jurnal penyesuaian ke dalam kolom penyesuaian sesuai dengan posisi nilai debet dan kredit masing-masing akun. Jika nama akun yang digunakan dalam ayat jurnal penyesuaian ternyata belum terdapat dalam neraca saldo (yang telah disiapkan pada tahapan pertama di atas), maka tambahan akun baru tersebut akan disisipkan tepat di bawah total jumlah neraca saldo.

3.      Memasukkan saldo yang telah disesuaikan ke dalam kolom neraca saldo setelah penyesuaian (adjusted trial balance) yang ada dalam kertas kerja. Kolom neraca saldo setelah penyesuaian ini merupakan hasil gabungan antara data yang terdapat dalam kolom neraca saldo sebelum penyesuaian dengan data yang ada dalam kolom penyesuaian.

4.      Memindahkan tiap saldo masing-masing akun yang ada dalam kolom neraca saldo setelah penyesuaian ke dalam kolom laporan keuangan. Hal ini dilakukan dengan cara memilah-milah secara tepat, akun mana yang akan ditransfer ke dalam kolom laba rugi dan juga akun mana yang akan ditransfer ke dalam kolom neraca. Sebagai contoh, saldo akun kas yang ada dalam kolom neraca saldo setelah penyesuaian akan ditransfer ke kolom neraca dengan saldo debet, saldo akun utang usaha yang ada dalam kolom neraca saldo setelah penyesuaian akan ditransfer ke kolom neraca dengan saldo kredit, saldo akun pendapatan yang ada dalam kolom neraca saldo setelah penyesuaian akan ditransfer ke kolom laba rugi dengan saldo kredit, saldo akun beban yang ada dalam kolom neraca saldo setelah penyesuaian akan ditransfer ke kolom laba rugi dengan saldo debet, dan seterusnya. Saldo at dalam kolom laba rugi dan kolom neraca iniya akan dipakai dalam menyusun laporan keuanakun yang terdapat dalam kolom laba rug lah yang nantinya akan dipakai dalam mergan.  

5.      Untuk masing-masing kolom (baik masing-masing kolom (baik kolom laba rugi maupun kolom neraca), hitunglah total saldo debet dan total saldo kredit dengan cara menjumlahkan seluruh saldo akun dari atas sampai ke bawah sesuai dengan saldo akun yang ada pada masing-masing kolom. Besarnya selisih antara total saldo debet dengan total saldo kredit untuk kolom laba rugi harus sama dengan besarnya selisih antara total saldo debet dengan total saldo kredit untuk kolom neraca, hanya saja posisi untuk masing-masing selisih tersebut akan saling berlawanan antara kolom laba rugi dengan kolom neraca. Artinya, jika posisi selisih antara total saldo debet dengan total saldo kredit untuk kolom laba rugi berada di sebelah debet, maka posisi selisih antara total saldo debet dengan total saldo kredit untuk kolom neraca akan berada di sebelah kredit, dengan besarnya selisih yang sama.

Sebagai contoh : untuk kolom/lajur laba rugi dengan total saldo debet Rp. 30.000.000,- dan total saldo kredit Rp. 40.000.000,akan memiliki posisi selisih di sebelah debet, yaitu sebesar Rp. 10.000.000,-. Sedangkan untuk kolom/lajur neraca dengan total saldo debet Rp. 85.000.000,- dan total saldo kredit Rp. 75.000.000,- akan memiliki posisi selisih di sebelah kredit, yaitu sebesar Rp. 10.000.000,- juga. Perhatikanlah bahwa besarnya selisih tersebut masing-masing memiliki nilai yang sama yaitu Rp. 10.000.000,- baik untuk selisih antara debet kredit pada kolom laba rugi maupun untuk selisih antara debet kredit pada kolom neraca, hanya saja posisi selisih tersebut masing-masing saling berlawanan. Besarnya laba bersih (net income) atau rugi bersih (net loss) ditentukan dengan cara membandingkan antara total saldo debet dengan total saldo kredit yang ada pada laba rugi. Jika total saldo kredit untuk kolom laba rugi melebihi total saldo debet untuk kolom laba rugi, maka akan menghasilkan laba bersih, dan sebaliknya jika total saldo debet untuk kolom laba rugi melebihi total saldo kredit untuk kolom laba rugi, maka akan menghasilkan rugi bersih.