Kas dapat berupa uang logam, uang kertas, cek, wesel pos (kiriman uang lewat pos; money order), dan deposito. Prangko bukanlah kas melainkan biaya yang dibayar di muka (prepaid expense) atau beban yang ditangguhkan (defered expense).
Kas terbagi atas dua; yaitu uang yang tersedia di kasir perusahaan (cash on and) dan uang yang tersimpan di bank (cas in bank).
Pada umumnya perusahaan tidak hanya memiliki satu rekening bank saja, akan tetapi biasanya perusahaan memiliki beberapa rekening bank sekaligus disaat bersamaan. Bebarapa rekening bank ini memeng secara khusus diperuntukkan untuk mengakodinir beberapa keperluan yang berbeda. Misalanya perusaan X memeiliki emapat rekening ank yang berbeda. Rekening bank yang pertama secara kususs untuk menampung seluruh hasil penerimaan tagihan dari pelanggan; rekening bank yeng kedua disiapkan untuk keperluan memebayar utang kepa supplier; rekening bank yang ketiga digunakak untuk keperluan pembayaran gaji; dan rekening bank yang keempat digunakan secara kususs untuk keperluan pemabayaran slein gaji dan utang usaha.
Sisa uang kasa perusahaan yang tidak tersimpan di bank pada umumnya tersedia di kasir perusahaan untuk memenui pembayaran-pembayaran yang realatif kecil (sebagai dana kas kecil/pretty cash) dan juga untuk memenuhi keperluan pembayaran khusus.
Kas adalah set yang paling lancar dari yang lainnya. Sehingga kas sangat digemari untuk diselewengkan, dicuri dan dimanipulasi.
Dalam siklus normal (operasi) perusahaan, kasa merupakan sesuatu yang krusila. Dengan kas yang dimiliki, perusahaan dapat memeli barang dari suplier; lalu menjaual kembali kepada pelanggan, yang sebagian besar dilakukan secara kredit, timbullah piutang usaha; piutang usaha ini lalau ditagih (dikonversi) menghasilkan kas; dan seterusnya dimana siklus akan berulang kembali.
Banyak sekali transkasi yang secara langsung ataupun tidaka langsaung dapat mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas. Untuk mengamankan kas, pengendalian internal yang efektif atas kas mutlak diperlukan.
Bagaimana cara pengendalian internal kas ?
Seagian besar penerimaan kas perusahaan tentu saja bersala dari hasil kegiatan normal bisnisnya, yaitu melalui penjualan tunai (baik untuk perusahaan dagang maupun perusahaan jasa), ataupun sebagi hasil penagihan piutang usaha dari pelanggan (dalam hal penjualan kredit). Sedangkan peneriman kas lainnya timbul dari kegiatan non-operasional perusahaan. Contoh peneriman kas non-operasional ini adalah seperti sewa, deviden, setoran pemilik, hasil pinjaman bank, hasil penjualan aset tetap yang tidak terpakai, hasil penerbitan dan penjualan saham, obligasi dan sebaginya.
Mengingat kas merupakan aset yang paling lancar, krusial dan mudah untuk diselewengkan, berikut ini beberapa prinsip pengendalian internal terhadap kas:
- hanya karywan tertentu saja yang secara khusus ditugaskan menangani penerimaan kas.
- adanya pemisahan tugas (segregation of duities) anatara individu yang menrima kas, mencatat/membukukan penerimaan kas, dan yang menimpan kas.
- setiap transkasi penerimaan kas harus didukung oleh dokumen (sebagai transakasi), seperti slip berita pembayaran (pengiriman) uang / remittanse advices (dalam kasus penerimaan uang lewat pos / mail receipts), sruk / cash register records (dalam kasus penerimaan uang lewat konter penjualan / counter receipts) dan salina ukti setor uang tunai ke bank (deposito slips). Seluruh uang kas harian yang diterima perusahaan dipegang oleh depatemen kasir (kepal kasir). Salinan lembar pertama dari ringkasan total penerimaan kas harian yang telah disiapkan oleh depatemen kasir diserahkan ke depatemen akuntansi; untuk selnjutnya oleh baian akuntansi akan dipergunakan sebagai dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal (tentu saja melewati proses analisis transaksi dan identifikasi akaun), lalu dibuatkan buku besar, dan seterusnya sesuai dengan tahapan-tahapan yang ada. Sedangkan salinan lembar kedua dari ringkasan tital penerimaan kas harian tadi yang telah dipersiapakan oleh departemen kasir diserahkan ke bagian keuangan. Dokumen asli yang memeuat ringkasan total penerimaan kas harian itu sendiri tetap akan disimpan di departemen kasir.
- Uang kas hasil peneriman penjualan harian atau hasil penagihan piutang dari pelanggan harus disetor ke ank setiap hari oleh departemen kasir. Departemen kasir akan mengisi formulir setoran bank dan kemudian menyetor uang kas tadi ke bank. Salinan bukti setor bank ini lalau akan diserahkan oleh depatemen kasir ke agian keuangan. Jika uang kas penerimaan penjualan harian atau hasil penagihan piutang tersebut tidak sempat disetor ke bank, maka simpanlah uang kas tadi dalam safe deposi box, dan hanya satu orang tertentu saja yang ditunjuk atau memiliki kode akses untuk membukanya; hal ini dilakukan untuk menghindari sikap saling menuduh atau memudahkan pertanggungjawaban langsung apaila terjadi kehilangan atas uang kas tersebut.
- Dilakukan pengecekan independen atau verifikasi internal. Misalnya saja dalam kasus penrimaan uang lewat konter penjualan, dimana biasanya seupervisor akan memverifikasi kebenaran atas jumlah penerimaan kas harian yang telah dihasilkan oleh operator mesin register kas dengan cara mencocokkan antaran total catatan register kas dengan total fisik verifikasi (mengecek) kebenaran atas jumlah penerimaan kas harian ini dengancara membandingkan anatara salinan lembar kedua dari ringkasan total penerimaan kas harian dengan salinan bukti setor bank.
- Mengikat karyawan yang menangani penerimaan kas dengan uang pertanggungan.
